Nos últimos anos, assistimos a um aumento significativo na confiança das empresas no Microsoft 365 (anteriormente conhecido como Office 365), com o produto rapidamente se tornando o padrão de fato. Cinco anos após seu lançamento inicial em 2011, o Microsoft 365 emergiu como o serviço de nuvem empresarial mais usado por número de usuários.
Hoje, com mais pessoas do que nunca trabalhando remotamente, a importância de oferecer proteção e segurança de dados para o Microsoft 365 nunca foi tão grande para provedores de serviços gerenciados (MSPs) que desejam proteger seus clientes, grandes e pequenos.
No modelo de responsabilidade compartilhada, a Microsoft está focada na segurança física de seus data centers, na disponibilidade de dados ativos, bem como na autenticação e identificação em seus serviços em nuvem. No entanto, só porque a Microsoft aceita a responsabilidade pela infraestrutura subjacente, isso não significa que ela possui os dados. As organizações de usuários, em conjunto com seu MSP, ainda são responsáveis pela capacidade de recuperação e retenção de seus dados. Fazer backup dos dados do Microsoft 365 na nuvem é a melhor maneira de cumprir essa responsabilidade.
Discutimos a importância do backup criptografado na nuvem e da recuperação de desastres do Office 365 antes e - talvez sem surpresa - muito do que era verdade então continua a ser verdade hoje. Implantar sua própria solução de backup de terceiros para o Microsoft 365, como o SolarWinds Backup, continua a ser a melhor maneira de manter o controle sobre os dados do Microsoft 365 de seus clientes.
Para entender melhor todos os motivos pelos quais os MSPs devem realizar backups regulares em nuvem do Microsoft 365, aqui estão nove benefícios principais que os backups em nuvem podem trazer:
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Apesar dos avanços da tecnologia moderna, qualquer processo que envolva humanos abre inevitavelmente a possibilidade de erro humano. Mesmo quando esses erros são pequenos, eles podem facilmente resultar na exclusão acidental de dados importantes. Quer uma exclusão ocorra porque um usuário final acidentalmente clica em “excluir” em vez de “salvar” ou por causa de um comando desajeitado do PowerShell, os MSPs precisam ser capazes de evitar que essas exclusões de dados acidentais se tornem permanentes e, eventualmente, afetem seus clientes.
Infelizmente, o Microsoft 365 nem sempre fornece os recursos de retenção de dados de que os MSPs precisam. O período de retenção da lixeira padrão é definido para 14 dias. Embora um administrador possa alterar esse período para 30 dias em vez de 14, isso ainda não deixa uma quantidade substancial de tempo para descobrir que algo crítico foi excluído acidentalmente. Se você não tiver um processo de backup em nuvem do Microsoft 365 em vigor, essas informações serão completamente irrecuperáveis depois que esses 30 dias terminarem.
A exclusão acidental é responsável por 70% da perda de dados SaaS . Sem o backup na nuvem, os riscos são reais - e os MSPs responsáveis por proteger os dados de seus clientes precisam ter uma proteção contra falhas para mitigar esses riscos.
Depois que um funcionário sai da empresa, reter seus dados de e-mail pode ser uma tarefa cara. Manter o acesso a esses dados a longo prazo pode ser importante, pois você nunca sabe quando poderá perceber que um funcionário que saiu tinha as informações exatas que você procura. Infelizmente, a Microsoft retém dados de e-mail para contas de usuário apenas por um curto período de tempo depois que a conta é desativada.
Visto que a maioria das organizações provavelmente não deseja continuar pagando uma taxa de assinatura mensal para um funcionário que deixou a empresa, a melhor maneira de garantir que os dados de email sejam salvos e estejam disponíveis para uso é usando uma solução de backup de terceiros. Esta solução de backup pode garantir que os dados da conta do Microsoft 365 ainda estejam disponíveis, pesquisáveis e recuperáveis, muito depois de um funcionário deixar a empresa e sua conta ser desativada.
Embora seja possível reter os dados por meio do próprio Microsoft 365 se você compartilhar as informações da conta com um usuário ativo antes de excluí-las, confiar apenas nisso pode deixar uma empresa vulnerável à perda acidental de dados. Seja devido a erro humano ou falta de comunicação, simplesmente contar com o compartilhamento de caixa de correio para salvar seus dados pode levar a uma violação acidental das políticas de retenção de dados. Usando uma solução de backup de terceiros como o SolarWinds Backup, você pode reter dados do Exchange por sete anos. Isso significa que você não precisa mais pagar para manter contas ativas de ex-funcionários ou se preocupar com possíveis lacunas de retenção.
Em geral, gostamos de pensar o melhor das pessoas, especialmente de nossos funcionários - mas nem todo mundo é sempre digno dessa confiança. Mesmo se removermos a possibilidade de erro humano, sempre haverá a chance de que funcionários insatisfeitos ou desonestos coloquem intencionalmente dados importantes em risco.
Se alguém exclui secretamente dados confidenciais e espera que a lixeira se esgote, você pode se encontrar em sérios problemas, sem nenhuma maneira de recuperar dados críticos que agora foram excluídos permanentemente. Visto que o Microsoft 365 não tem como saber se uma exclusão foi acidental, intencional ou mal-intencionada, não há recurso disponível uma vez que a lixeira é esvaziada. A única maneira de proteger seus dados diante de atividades internas maliciosas é por meio de uma solução de backup de terceiros.